Sistemas de control de accesos para empresas

Un sistema de control de accesos decide quién puede pasar por cada puerta, torno o barrera de su empresa, y a qué horas. Cada empleado, visita o vehículo se identifica con una tarjeta, un PIN o su matrícula; el sistema comprueba en ese instante si tiene permiso para ese punto y en ese horario, abre o deniega el paso y deja anotado quién pasó, por dónde y cuándo.

En Neikom lo resolvemos de principio a fin: estudiamos la instalación, suministramos los terminales, controladoras, tornos y barreras, y lo gestionamos todo con el módulo de accesos de AutoNET 13, el mismo software con el que su empresa puede llevar el control de presencia y el registro de jornada. Una sola base de datos de personas y horarios para fichar y para abrir puertas.

El panel de Inicio de AutoNET 13: personas dentro, aforo de cada zona, pasos permitidos y denegados de hoy, estado de incendio y alarmas y vehículos dentro, en directo.

Qué es un control de accesos y cómo funciona

Todo control de accesos tiene las mismas tres piezas, y entenderlas ayuda a diseñarlo bien:

1. La credencial: lo que identifica a quien quiere pasar. Normalmente una tarjeta o llavero de proximidad (de 125 kHz o Mifare de 13,56 MHz), un código PIN o, en vehículos, la matrícula leída por una cámara.
2. El punto de acceso: cada puerta, torno, portillo o barrera, con su lector y la controladora o terminal que acciona la cerradura o el motor.
3. Las reglas: quién puede pasar por cada punto y en qué horario. Es lo que convierte una cerradura electrónica en un sistema de seguridad.

Cuando alguien acerca su tarjeta, el lector envía el número a la controladora; esta (o el servidor de AutoNET 13) busca a quién pertenece, comprueba si ese punto le está permitido y si la hora entra en su horario, y en menos de un segundo abre o deniega. El paso queda registrado tanto si se permite como si no: los intentos denegados son a menudo la información más útil para seguridad.

Control de accesos con AutoNET 13: quién pasa, por dónde y cuándo

El módulo de accesos de AutoNET 13 se organiza alrededor de tarjetas, puntos de acceso y calendarios. Cada tarjeta se asigna a un empleado o a un vehículo indicando por qué puntos puede pasar, uno a uno o por familias de puntos («Planta 2», «Muelles», «Oficinas»). El horario que manda se busca en un orden fijo, que evita contradicciones:

1. Si la tarjeta tiene su propio calendario y turno, se usa ese.
2. Si no, el de la asignación (la tarjeta de ese empleado o de ese vehículo).
3. Si tampoco, el del punto de acceso: la puerta tiene su horario y todos lo comparten.

Con ese calendario y turno sale el horario del día, exactamente igual que en presencia, y si el paso está dentro del horario la puerta se abre. Una tarjeta desactivada no abre nunca, y una tarjeta con «acceso libre» abre todas las puertas sin mirar horarios (útil para mantenimiento o dirección).

Cómo decide AutoNET 13 si una puerta se abre: primero el calendario de la tarjeta, después el de la asignación y por último el del punto de acceso.

Un ejemplo real: un mozo de almacén que solo debe entrar al almacén en su turno. Basta con asignar su tarjeta al punto «Almacén» sin calendario propio: mandará el horario de ese punto. Si se quiere que use su horario personal (por ejemplo, un turno de noche), se le pone a la asignación su calendario y turno. Para profundizar en cómo plantear los permisos por zonas y perfiles, lea cómo diseñar los permisos de acceso de su empresa.

Funciones del módulo de accesos de AutoNET 13

• Anti-passback: un punto puede impedir volver a entrar sin haber salido antes. Evita que una tarjeta se pase a un compañero por encima del torno.
• Zonas y aforo: cada punto pertenece a una zona y AutoNET 13 cuenta cuántas personas hay dentro de cada una. Si la zona tiene aforo máximo, el indicador pasa de verde a ámbar al 75 % y a rojo al 90 %.
• Puntos anidados: una sala dentro del edificio, un laboratorio dentro de una planta. Para entrar al interior hay que haber entrado antes al exterior.
• Familias de puntos: se da acceso a «Planta 2» de una vez en lugar de puerta a puerta, y si se añade una puerta nueva a la familia, todos los que tenían acceso lo heredan.
• Quién está dentro, en directo: la lista de personas que han entrado y aún no han salido, con su última entrada y la puerta.
• Histórico de accesos: cada paso por cada punto, con la persona o el vehículo, la tarjeta, la hora y si se le dejó pasar, filtrable y exportable.
• Guardias: planificación de quién hace guardia, qué días, en qué punto y turno, con tres meses a la vista y hasta seis meses por adelantado.
• Pasos de hoy por hora: un gráfico de pasos permitidos y denegados; al pasar el ratón por cada barra se ve quién pasó, primero los que tienen algún paso denegado.
• Visitas y tarjetas sin asignar: las tarjetas de visita aparecen identificadas en el histórico y en la lista de quién está dentro.
• Permisos por usuario: cada responsable ve solo lo que le corresponde (por ejemplo, el jefe de producción, los accesos de su departamento), y todo cambio queda registrado en la Actividad con quién lo hizo y cuándo.

Tornos, puertas y barreras: terminales y controladoras

AutoNET 13 controla puertas, tornos trípode, portillos y barreras a través de tres tipos de periféricos, que se pueden combinar en una misma instalación:

Un periférico por sí solo no abre ninguna puerta: se asigna a un punto de acceso y ahí se decide qué tarjetas pasan y cuándo. Así, cambiar un lector averiado o añadir una puerta nueva no obliga a rehacer los permisos.

Torno trípode para personas y barrera para vehículos instalados por Neikom en el acceso a una obra: cada uno es un punto de acceso de AutoNET 13.

Para el lector de cada puerta trabajamos también con terminales de gama alta como los de control de accesos Suprema y el Suprema BioLite N2, y con teclados antivandálicos de exterior como el KeyPad Prox. Si está pensando en una instalación nueva, en cómo se instala un control de accesos, paso a paso explicamos cerraduras, cableado, alimentación y las pruebas que conviene exigir.

Online u offline: si se cae la red, la puerta sigue funcionando

Las controladoras CloudB Plus trabajan en uno de dos modos. En online, cada vez que alguien pasa la tarjeta la controladora pregunta a AutoNET 13, que aplica todas las reglas (calendario, permisos, aforo, anti-passback) y los cambios valen al instante; si el servidor o la red no responden en 3 segundos, la controladora decide sola con su lista de tarjetas. En offline, la controladora guarda en su memoria quién puede pasar y decide sin preguntar: las altas y bajas le llegan en menos de 5 minutos y los pasos se guardan y se envían cuando vuelve la conexión.

Un caso típico: en una nave con la red poco fiable se ponen las controladoras en offline. Si la red cae a las 8:00, la gente sigue entrando y fichando, y cuando vuelve a las 9:30 todos los pasos aparecen en AutoNET 13 con su hora real. La comunicación entre controladora y servidor va cifrada con TLS 1.2, de modo que los números de tarjeta y los PIN no viajan legibles por la red.

Control de accesos de personas: empleados, visitas y contratas

La mayor parte de los pasos de una empresa son de personas: empleados que entran por el torno de la entrada principal, personal de mantenimiento que necesita llegar a la sala de máquinas, visitas que suben a oficinas o contratas que solo deben pisar su zona de trabajo. AutoNET 13 da a cada una su tarjeta y decide puerta a puerta por dónde puede pasar.

• Una tarjeta por persona: desde Empleados › Asignar tarjeta se une la tarjeta al empleado y se indica por qué puertas puede pasar, por puntos concretos o por familias de puntos.
• Su horario, o el de la puerta: si la asignación lleva calendario y turno, manda el horario de la persona; si no, el del punto de acceso. Un empleado de noche entra a su hora sin abrir la puerta a nadie más.
• Entradas y salidas: cada punto se define como entrada o salida, y así AutoNET 13 sabe quién está dentro de cada zona y desde qué hora.
• Visitas y contratas: las tarjetas de visita se identifican en el histórico y en la lista de quién está dentro, también las que no tienen dueño («Tarjeta … sin asignar»), para que nadie quede fuera del recuento.
• Intentos denegados a la vista: en el gráfico de pasos de hoy, al pasar el ratón por cada hora salen las personas que pasaron, primero las que tienen algún paso denegado.

Pasos de hoy por hora (permitidos y denegados), quién está dentro con su zona y puerta de entrada, y el aforo de cada zona del edificio.

Un ejemplo: en una planta con 21 personas dentro, recepción ve en el panel que hay 7 en oficinas sobre un aforo de 40 y 5 en el almacén sobre 12. Si un visitante intenta pasar a producción con su tarjeta, el torno no abre, el paso aparece en rojo en el gráfico del día y queda en el histórico con la hora y la puerta.

Plan de evacuación: quién está dentro en caso de incendio

Las controladoras tienen una entrada de incendio y otra de alarma conectables a la centralita. Si se activa un incendio, en todas las pantallas que tengan AutoNET 13 abierto aparece un aviso rojo y se abre solo el plan de evacuación: la lista de todas las personas que están dentro, agrupadas por zona, con su hora de entrada y la puerta por la que entraron.

El responsable de emergencias marca «Localizado» en cada persona que encuentra y arriba se cuentan las localizadas («12 de 16»). Con un clic se imprime la misma lista en PDF, con una casilla por persona y una línea para firmar. En una emergencia la lista muestra a todo el mundo, aunque ese usuario normalmente solo vea a su departamento.

El plan de evacuación se abre solo al activarse la entrada de incendio: personas dentro por zona, hora de entrada, puerta y casilla de «Localizado».

Ventajas de un control de accesos para su empresa

• Seguridad real, no solo una cerradura: solo pasa quien tiene permiso, en su horario, y cada intento denegado queda registrado.
• Una tarjeta perdida deja de abrir en el momento: se desactiva en AutoNET 13 y no hay que cambiar cerraduras ni recoger llaves.
• Aforo y evacuación bajo control: sabe en todo momento cuántas personas hay en cada zona y quiénes son.
• Accesos y presencia en el mismo sistema: el mismo empleado, la misma tarjeta y los mismos horarios sirven para abrir la puerta y para el control horario de AutoNET 13.
• Trazabilidad para auditorías: histórico de pasos y registro de quién cambió cada permiso, con valores antes y después.
• Crece con su empresa: una puerta, una planta o un edificio nuevo se añaden como puntos y familias sin rehacer lo existente.

Cada sector tiene sus particularidades. Las hemos detallado para clínicas y centros sanitarios, residencias de mayores, obras, gimnasios y hoteles. Para comedores de empresa, vea también la gestión de comedores.

Tarjeta, PIN o biometría: qué identificación elegir

Para la mayoría de puertas recomendamos tarjeta o llavero de proximidad: es rápida, barata de reponer y no trata datos biométricos. Las tarjetas Mifare de 13,56 MHz son más difíciles de copiar que las de 125 kHz y conviene elegirlas en instalaciones nuevas; lo explicamos en tarjetas de proximidad: cuál elegir y en RFID, NFC y Mifare explicados. El PIN es útil como segundo factor en zonas sensibles. La huella o el rostro tienen implicaciones de protección de datos que conviene valorar antes; vea fichaje sin datos biométricos.

Preguntas frecuentes sobre control de accesos

¿Puedo usar el mismo terminal para fichar y para abrir la puerta?

Sí. Los terminales NKT pueden registrar la presencia y abrir a la vez. Si un torno solo debe dar paso, sin crear partes de presencia, se desmarca la opción «Presencia» en su ficha.

¿Qué pasa si se pierde una tarjeta?

Se desactiva en AutoNET 13. En modo online deja de abrir al instante; en modo offline, en menos de 5 minutos, y si hay prisa se fuerza una recarga de tarjetas en la controladora.

¿Funciona si se cae internet o la red?

Sí. Las controladoras guardan su lista de tarjetas y siguen decidiendo solas; los pasos se guardan y llegan a AutoNET 13 con su hora real cuando vuelve la conexión.

¿Puedo verlo desde fuera de la empresa?

Sí. AutoNET 13 se usa desde el navegador y puede estar en su servidor o en la nube de Neikom. El panel tiene un modo de pantalla completa para dejarlo fijo en recepción o en la garita.

¿Cuántas puertas y personas admite?

No hay un número fijo de puntos: cada controladora CloudB Plus gestiona de 1 a 4 lectores y se añaden las que hagan falta. Le preparamos la propuesta según el número de puertas, tornos y barreras de su instalación.

Descargue aquí el folleto en PDF del control de accesos AutoNET 13