Control de presencia en la nube con AutoNET 13
Un control de presencia en la nube es un sistema de fichaje en el que el software y los datos no están en un ordenador de su empresa, sino en un servidor en internet al que se accede desde el navegador. Los empleados fichan en un terminal o en el móvil, los fichajes llegan solos al servidor y el departamento de personas consulta horas, ausencias e informes desde cualquier lugar.
En Neikom lo ofrecemos con AutoNET 13, la nueva generación de nuestro software de control horario: nosotros alojamos el programa en un servidor dedicado a su empresa, hacemos las copias de seguridad y lo mantenemos actualizado. Usted solo tiene que entrar con su usuario y contraseña. Sin servidor propio, sin instalar nada en los ordenadores y sin preocuparse de que el registro de jornada se pierda.
Así se entra en AutoNET 13 en la nube: desde el navegador, con su usuario y contraseña, en el ordenador, la tableta o el móvil.
Por qué elegir un control de presencia en la nube
Las ventajas de la nube frente a un programa instalado en la oficina son muy concretas:
- No necesita un servidor propio ni instalar software en cada ordenador. Se evita comprar, configurar y renovar equipos.
- Acceso desde cualquier lugar. Recursos humanos, la gerencia o un encargado consultan los fichajes desde casa, desde otra sede o desde el móvil, con conexión a internet.
- Copias de seguridad que no dependen de usted. La base de datos se copia cada día de forma automática y se guarda fuera del servidor donde trabaja el programa.
- Siempre la última versión. Las actualizaciones de AutoNET 13 se instalan en el servidor; no hay que pasar por cada puesto.
- Crece con su empresa. Añadir empleados, centros de trabajo o usuarios no requiere más hardware: se amplía la licencia.
- Varios centros, un solo sistema. Los terminales de cada sede envían sus fichajes al mismo servidor y los informes salen juntos o por centro.
- Ideal para el teletrabajo y el personal en movilidad, que puede fichar desde el móvil mientras el resto ficha en el terminal de la empresa.
Cómo funciona el control de presencia en la nube de Neikom
- Los empleados fichan en un terminal de la empresa (con tarjeta, PIN, huella o reconocimiento facial) o desde la app del móvil.
- Los fichajes viajan cifrados hasta el servidor de su empresa en la nube, donde AutoNET 13 los convierte en partes de presencia.
- AutoNET 13 compara cada fichaje con el horario que le tocaba al empleado ese día y calcula horas trabajadas, retrasos, horas extra y ausencias.
- Usted lo consulta desde el navegador: quién está trabajando ahora, las horas del mes, los permisos pendientes y los informes en PDF o en Excel.
Todo el motor de AutoNET 13 funciona igual en la nube que instalado en su servidor: horarios continuos, partidos, de noche o flexibles, turnos rotativos, incidencias con límite de minutos, Portal del empleado para pedir vacaciones y quince informes de presencia listos para la gestoría.
En la nube o en su servidor: comparativa
AutoNET 13 se puede usar de las dos formas. Esta tabla le ayuda a decidir:
| En la nube de Neikom | En su servidor | |
|---|---|---|
| Servidor | Lo pone Neikom, dedicado a su empresa | Lo aporta y mantiene su empresa |
| Instalación | Ninguna: se entra por el navegador | Instalación en su servidor; los puestos usan el navegador |
| Copias de seguridad | Diarias y automáticas, a cargo de Neikom | A cargo de su departamento de informática |
| Actualizaciones | Las aplica Neikom | Las aplica un supervisor de su empresa |
| Acceso desde fuera | Incluido, con conexión cifrada HTTPS | Hay que abrirlo y protegerlo en su red |
| Inversión inicial | Sin compra de servidor | Servidor y su mantenimiento |
| Ideal para | Pymes, varias sedes, teletrabajo | Empresas con informática propia o red aislada |
Si más adelante quiere cambiar de modalidad, los datos viajan con usted: empleados, horarios y fichajes se trasladan de un servidor a otro sin perder el histórico.
Informes y Excel desde cualquier navegador
Desde la nube se sacan los mismos informes que con el programa instalado: presencia día a día, horas trabajadas por tipo, diferencial frente al horario y al convenio, absentismo, ausencias, retrasos y pluses, en PDF y con las horas en base 100 o en base 60. Y cualquier listado se resume con un análisis y se exporta a Excel, por ejemplo las horas de cada empleado del mes para enviarlas a la gestoría.
Análisis «Horas por empleado»: se elige base 100 o base 60 y se descarga en PDF o se exporta a Excel.
Fichar desde el móvil y teletrabajo
Cada vez más empresas combinan personal en oficina o en planta con comerciales, técnicos de SAT, trabajadores en obra o en teletrabajo. En la nube, todos fichan en el mismo sistema: unos en el reloj de fichar de la empresa y otros con la app AutoNET Press V2 para iPhone y iPad, que envía cada marcaje directamente a su servidor de AutoNET.
La app AutoNET Press V2: acceso con usuario, PIN y centro, marcaje de entrada y salida, posición en el mapa y listado de marcajes entre dos fechas.
Lo que puede hacer el empleado desde la app:
- Fichar la entrada y la salida con un toque, entrando con su usuario, su PIN y el código de su centro.
- Salir con incidencia: médico, desayuno, comida, asuntos propios, curso… con las mismas incidencias que tiene configuradas en AutoNET.
- Geolocalización del marcaje: si el empleado la tiene activada, la app guarda la posición en el momento de fichar; si no, avisa de que el marcaje se hará sin ubicación.
- Consultar sus marcajes: el último fichaje con su tipo y el listado completo entre dos fechas, con la hora de entrada, la de salida y el tiempo de cada tramo.
- Cambiar su PIN sin pedírselo a recursos humanos.
Para el teletrabajo, el registro de jornada sigue siendo obligatorio: le explicamos cómo hacerlo bien en cómo registrar la jornada en teletrabajo.
¿Y si se cae internet? Terminales que no pierden fichajes
Es la duda más habitual al pasar a la nube, y tiene respuesta: los terminales guardan los fichajes en su memoria. Las controladoras CloudB Plus de Neikom pueden trabajar en modo offline, decidiendo ellas mismas quién puede pasar con la lista de tarjetas que tienen guardada. Si la conexión se corta a las 8:00 y vuelve a las 9:30, la gente sigue entrando y fichando, y al volver la red todos los fichajes aparecen en AutoNET 13 con su hora real. Desde la ficha de cada terminal se comprueba al momento si responde.
Seguridad y protección de datos en la nube
Los fichajes son datos personales de sus trabajadores, y el RGPD obliga a protegerlos con medidas adecuadas. En el control de presencia en la nube de Neikom:
- Conexión cifrada HTTPS entre el navegador y el servidor, con certificado válido.
- Un servidor por cliente: los datos de su empresa no se mezclan con los de otras.
- Verificación en dos pasos con una app del móvil o un código por correo, obligatoria para todos o solo para quien maneja datos delicados.
- Cada usuario ve solo lo suyo: un encargado, su departamento; un empleado, sus propios fichajes en el Portal.
- Historial de cambios de los fichajes durante 4 años, con quién, cuándo y el valor anterior, y la función «Comprobar integridad», que demuestra que nadie ha manipulado el registro.
- Copias diarias de la base de datos guardadas en otro servidor, además de una copia semanal fuera del centro de datos.
Si sus empleados fichan con huella o rostro, le recomendamos leer ¿es legal fichar con huella o reconocimiento facial?.
Registro de jornada en la nube: lo que exige la ley
Desde el Real Decreto-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada trabajador, a conservar esos registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Un control de presencia en la nube resuelve las tres cosas: el registro es automático, se conserva con copias diarias y se consulta o se imprime en cualquier momento desde el navegador. Más detalle en registro de jornada: qué obliga la ley y cómo cumplirla.
Preguntas frecuentes sobre el control de presencia en la nube
¿Necesito instalar algo?
No. AutoNET 13 en la nube se usa desde el navegador (Chrome, Edge, Safari o Firefox). Solo hay que conectar los terminales de fichaje a internet.
¿Qué terminales puedo usar?
Los terminales de fichaje de Neikom (tarjeta, PIN, huella o reconocimiento facial, según el modelo), las controladoras CloudB Plus para puertas y la app AutoNET Press V2 para iPhone y iPad. Le asesoramos sobre la combinación que mejor encaja con su empresa.
¿Cuántos empleados admite?
AutoNET 13 se licencia por empleados activos: hasta 20 (Base), hasta 40 (Estándar) o sin límite (Completa). Los empleados dados de baja que dejan de fichar dejan de contar solos al cabo de 30 días.
¿Puedo pasar a la nube si ya uso AutoNET instalado?
Sí. Trasladamos su base de datos al servidor en la nube y conserva empleados, horarios, calendarios y todo el histórico de fichajes.
¿Hay una opción gratuita?
Si solo necesita cumplir el registro de jornada con informes básicos, consulte nuestro control horario gratis. Para turnos, varios centros o fichaje desde el móvil, AutoNET 13 en la nube es la opción completa.
Descargue aquí el folleto en PDF de AutoNET 13
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